および兵站学配達証明: 促進の効率および落とし穴を避けること

それは簡単なビジネスシナリオはずである: 製造者または運送業者からの配達ドキュメンテーションがターゲット行先でドキュメンテーションと調和することを確かめる。

但し生命はまれに簡単ではないし、問題が起これば、完了の時間を発注し、現金流動は当然その結果苦しむ。

書類事務のマッチの作成

普通含まれる文書はプロダクト製造者か兵站学の提供者が発生させる配達ノートを含んでいる。 顧客は(ポッド)配達証明になる配達ノートの署名によって配達を取り、商品を受け取られる確認する。 渡される商品が受け入れられるとき顧客はまた商品によって受け取られるノート(GRN)と言われる彼らの自身の配達ドキュメンテーションを使用できる。

重要な問題は顧客のGRNsおよび製造者の配達ノートに一致させることである。 これは製造者が渡され、受け入れられる商品のための正確な、時機を得たインボイスを上げることができることを保障する。

これは全プロセスの完了に重大である。 顧客が受け入れる商品の記述と異なるかもしれない商品のための不正確なインボイスを上げることは起因する出荷した支払の遅れ-延長債務者日-および不利に影響された現金流動で。

典型的な例を取りなさい。 顧客は製造者の配達ノートと急派される彼の製造者からの順序を取る。 顧客は配達を取り、商品が配達ノートのことを署名によって受け取られたことを確認する。 このノートはそれからポッドになる。 この場合、ずっとトランザクションは簡単である。

但し問題は次の複雑化が同等化に加えられれば起こる:

か。 渡される商品は傷つくために発見される。 顧客は満足な状態の商品の配達だけを取り、これはポッドで注釈される。

か。 渡される商品は顧客によって受け入れられるが、彼は彼自身の内部配達ドキュメンテーションかGRNを使用する。 これは製造者の配達ノートと一致する必要がある。 状態は顧客が彼自身の内部製品コードを使用する、および/または商品は多数配達で急派されるとき更に複雑になる。

両方のこれらの場合で実際の配達は出て行く販売のインボイスと調和する必要がある。 不均衡がある一方、正常な30日間の信用期間は顧客が渡された商品の支払をしない長い債務者周期に正しいインボイスが上がったまで引張ることができる。 これは90日または多くに正常な30日間の期間を回すことができる。

コンピュータ化されたシステムがプロセスをトラブル・フリーにいかにすることができるか

TokOpenは乳製品の主要なイギリスの製造者が使用するプログラムである。 物理的な紙切れの減らされた信頼は配達問題のより多くの柔軟性そして減少を可能にする。

販売注文が顧客から届くとき、発送ノートは会社のTokOpenのデータセンタに印刷され、自動的に捕獲され、そしてアップロードされる。 ここにそれらはAS400倉庫の管理システムから印刷される。 独特なホールダーは文書が配達細部によって貯えられ、指示されるTokOpenで自動的に作成される。

発注された商品は適当ように1台の車でまたは多数配達で、渡される。 配達ノートは挿入されて手書きのコメントが矛盾が起こったら、署名する。

これらの署名された文書は会社20のターミナルのどれにでもそれからターミナルのスタッフによってスキャンされるところで、全国各地から戻る。 この時点で文書は適切なホールダーで対応する元の発送ノートの横で貯えられるTokOpenのデータセンタに自動的に指示され、アップロードされる。 矛盾がスキャンされた配達ノートで示されれば、これは調査するために自動的にカスタマーサービスの代理店の配分のための警告を誘発する。

必要ならばインボイスは販売のインボイスが出される前に改めることができる。 これは配達の72時間以内に起こらなければならない。 すべての文書のアクセス、ワークフローおよび調査はシステムは最低の管理上の間接費とすぐに配置することができることを保障する標準的なウェブブラウザを使用して行われる。

顧客の自身のGRNsが受け取られる一方、これらは自動的にスキャンされ、読み、配達一般品目発送ノートからの対応する項目にマッチさせる。 システムは適用範囲が広く、「多くのへの多数に」関係-単一の顧客の発注のための複数のGRNに関する複数の配達ノート--を与える。

プロセスは更に顧客が渡される商品のために異なった製品コードを使用する文書は異なった時に戻るので複雑になり。 システムは自動的にこのプロセスを強化し、元の順序に別の文書および一般品目一致させる。 順序に関するすべての文書はデータセンタの単一配達ホールダーの内の互いの横で貯えられる。

矛盾が起こるところで、カスタマーサービスの代理店は自動的に警告され、状態を調査し、インボイスを改めるように指示される。 傷つけられた商品のための顧客からの要求を含む他の文書は、また関連した配達ホールダーに、スキャンされる。

オンラインドキュメント・フローに書類作成を変えること

TokOpenのワークフローがトランザクションを管理し、会社のシステムの調節をするのに使用されている。 これは印刷された文書のための必要性を切り取り、管理されたオンラインドキュメント・フローに従来の書類作成を変える。

TokOpenはその顧客口座を管理している適切なカスタマーサービスのスタッフに関連した配達を強調する。 これはインボイスが出されるとき正しい保障し、顧客、か未納によって遅くに終ってことを争われない。

TokOpenはまたすべての配達文書が全企業を渡ってオンラインで手続きできることを保障する。 インボイスが争われれば、どこでも承認された社員は標準的なウェブブラウザを使用して全国各地からトランザクションについてのすべての情報を取り出すことができる。

TokOpenシステムによって提供される付加的な利益は下記のものを含んでいる:

か。 運送業者の性能の改良された管理そして監視

か。 カスタマーサービスの照会のためのより速い応答時間

か。 他の義務で配置されるカスタマーサービスのスタッフのより多くの時間

Tokairoは文書管理(TokOpen)および教育制度のの国際的な提供者解決(TokAM)である。 Tokairoにアメリカ大陸に責任がある米国の姉妹の会社が付いているイギリスで本部が、ある。 http://www.tokairo.comREF=TO1EZ