Pruebas de la entrega y de la logística: Rendimiento de procesamiento que apresura y evitar trampas

Debe ser un panorama directo del negocio: cerciorándose de que la documentación de la entrega del surtidor o del transportador empareje para arriba con la documentación en la destinación de la blanco.

Sin embargo la vida es raramente directa, y si se presentan los problemas, pide tiempos de la terminación y el flujo de liquidez sufrirá inevitable consecuentemente.

Fabricación del fósforo del papeleo

Los documentos implicados típicamente incluyen las notas de entrega generadas por el surtidor del producto o el abastecedor de la logística. El cliente toma entrega y confirma las mercancías es recibido firmando la nota de entrega, que se convierte en una prueba de la entrega (vaina). Cuando las mercancías que son entregadas se aceptan los clientes pueden también utilizar su propia documentación de la entrega, designada las notas recibidas las mercancías (GRN).

La cuestión clave es emparejar GRNs de los clientes y las notas de entrega de los surtidores. Esto se asegura de que los surtidores puedan levantar una factura exacta y oportuna para las mercancías entregadas y aceptadas.

Esto es vital a la terminación del proceso entero. El aumento de una factura incorrecta para las mercancías envió que pueden diferenciar de la descripción de las mercancías aceptadas por el cliente, dará lugar al retardo del pago - días extendidos del deudor - y al flujo de liquidez al contrario afectado.

Tome un ejemplo típico. Un cliente toma una orden de su surtidor que entonces se envíe con la nota de entrega del surtidor. El cliente toma entrega y confirma que las mercancías han sido recibidas firmando la nota de entrega. Esta nota entonces se convierte en una vaina. En este caso, la transacción ha sido directa.

Sin embargo los problemas se presentan si las complicaciones siguientes se agregan a la ecuación:

¿? Las mercancías que son entregadas se descubren para ser dañadas. El cliente tomará solamente la entrega de mercancías en condiciones satisfactorias, y esto se anota en la vaina.

¿? Las mercancías que son entregadas son aceptadas por el cliente, pero él utiliza su propia documentación de la entrega o GRN interna. Esto necesita ser emparejada contra la nota de entrega del surtidor. La situación se complica más lejos cuando el cliente utiliza sus propios códigos de producto internos, y/o las mercancías se envían en entregas múltiples.

En ambos estos casos la entrega real necesita ser emparejada para arriba con la factura saliente de las ventas. Donde hay una disparidad, un normal período de crédito de 30 días puede arrastrar hacia fuera en un ciclo muy largo del deudor en el cual los clientes no paguen las mercancías entregadas hasta que se haya levantado la factura correcta. Esto puede dar vuelta al normal período de 30 días en 90 días o más.

Cómo un sistema automatizado puede hacer el proceso sin problemas

TokOpen es un programa usado por un surtidor BRITÁNICO importante de los productos lácteos. La confianza reducida en trozos de papel físicos permite más flexibilidad y una reducción en problemas de la entrega.

Cuando las órdenes de ventas se reciben de clientes, las notas de envío se imprimen y se capturan automáticamente y se cargan al centro de datos de TokOpen de la compañía. Aquí se imprimen del sistema de gestión del almacén AS400. Una carpeta única se crea automáticamente en TokOpen, donde el documento es almacenado y puesto en un índice por sus detalles de la entrega.

Las mercancías pedidas se entregan en un vehículo o en entregas múltiples, como aplicable. Las notas de entrega se firman, con los comentarios manuscritos insertados si se ha presentado una discrepancia.

Estos documentos firmados entonces se devuelven de los depósitos de la compañía 20 a través del país, en donde son explorados por el personal del depósito. A este punto los documentos se ponen en un índice y se cargan automáticamente a un centro de datos de TokOpen donde se almacenan junto a la nota de envío original correspondiente en la carpeta apropiada. Si una discrepancia se indica en la nota de entrega explorada, ésta acciona automáticamente una advertencia para que una distribución del agente del servicio de atención al cliente investigue.

En caso de necesidad la factura puede ser enmendada antes de que se haga la factura de las ventas. Esto tiene que ocurrir en el plazo de 72 horas de entrega. Todo el acceso, flujo de trabajo e investigaciones del documento se realizan usando un web browser estándar, que se asegura de que el sistema se pueda desplegar rápidamente con gastos indirectos administrativos mínimos.

Donde se recibe propio GRNs de los clientes, éstos se exploran y leen automáticamente, emparejando la línea artículos de entrega con los artículos correspondientes de las notas de envío. El sistema es flexible y no prohibe a “muchos a muchos” la relación - más de una nota de entrega referente a más de un GRN para una sola pedido del cliente.

El proceso se complica más a fondo porque los clientes utilizan diversos códigos de producto para las mercancías entregadas, y los documentos se devuelven en diversas horas. El sistema consolida automáticamente este proceso y empareja los diversos documentos y línea artículos a la orden original. Todos los documentos referentes a una orden se almacenan junto a una otra dentro de una sola carpeta de la entrega en el centro de datos.

Donde se presenta una discrepancia, un agente del servicio de atención al cliente se alerta y se da instrucciones automáticamente para investigar la situación y para enmendar la factura. Otros documentos, incluyendo demandas de los clientes para las mercancías dañadas, también se exploran en la carpeta relevante de la entrega.

Convertir la persecución de papel en documentos en línea

El flujo de trabajo de TokOpen se utiliza para manejar la transacción y para hacer ajustes en el sistema de la compañía. Esto cortó la necesidad de documentos impresos, y convierte la persecución de papel tradicional en documentos en línea controlados.

TokOpen destaca entregas relevantes al personal apropiado del servicio de atención al cliente que maneja esa cuenta de cliente. Esto se asegura de que cuando se hace la factura esté correcto, y no será disputada por el cliente, dando por resultado tarde o el no pago.

TokOpen también se asegura de que todos los documentos de la entrega sean accesibles en línea a través de la empresa entera. Si se disputa una factura, los miembros del personal autorizados dondequiera a través del país pueden recuperar toda la información sobre la transacción usando un web browser estándar.

Las ventajas adicionales entregadas por el sistema de TokOpen incluyen:

¿? Gerencia y supervisión mejoradas del funcionamiento de los transportadores

¿? Tiempos de reacción más rápidos para las investigaciones del servicio de atención al cliente

¿? Más hora para que personal del servicio de atención al cliente sea desplegado en otros deberes

Tokairo es abastecedor internacional las soluciones de los sistemas educativos de la gerencia (TokOpen) y de documento (TokAM). Tokairo tiene sus jefaturas en el Reino Unido, con una compañía de la hermana en los E.E.U.U. responsables de las Américas. http://www.tokairo.comREF=TO1EZ