Seis razones usted no necesita a un escritor técnico (y porqué son absolutamente incorrectos!)

Sé, yo sé. Los tiempos son resistentes. Usted tiene que hacer la deuda con el personal que usted tiene. Es un lament común y válido en lugar de trabajo de hoy. Usted tiene que hacer más con menos, así que un lugar obvio para cortar costes está en sus esfuerzos de la documentación. Después de todo, los escritores y los redactores son un lujo en épocas magras. ¿Usted es una empresa pequeña y usted puede producir su documentación interna, derecho? Piense otra vez. Contratar al freelancer adecuado para hacer el trabajo alrededor podría ahorrarle correctamente la primera vez los centenares o los millares en puesto de informaciones llaman, las llamadas de servicio, revisión del documento, y distribución. Aquí es por qué.

1. Usted quiere alguien con su industria o conocimiento del producto. El conocimiento de su industria o producto es provechoso, pero la capacidad de su escritor de comunicar bien en la escritura y en la palabra hablada es crucial al éxito de su proyecto de la documentación. Un buen escritor técnico:

• los diseños fáciles de utilizar y fácil-a-encuentran documentos.
• escribe claramente y fácil-a-sigue instrucciones.
• demuestra una gama amplia de conocimiento técnico que le permita adquirir nuevo conocimiento técnico rápidamente. La mayoría de los escritores de tecnología prosperan en el aprendizaje de hechos técnicos obscuros apenas tanto como aman el discutir de los méritos del punto y coma. Los mejores escritores de tecnología son estudios asombroso rápidos.
• crea plantillas del documento con un aspecto limpio, profesional que su compañía pueda reutilizar.
• le pide a cuestiones inteligentes de sus SMEs (expertos del tema) esos no pudo pensar para pedir, asegurando la cobertura cuidadosa de las características de producto.

Los buenos escritores técnicos son usuarios de energía de la mayoría de los programas de procesamiento de textos, sombreros (ayuda que es autor de las herramientas), y son privados a las últimas técnicas de la documentación que realzarán la reputación profesional de su compañía. Un buen escritor técnico es listo sobre tendencias y mejores prácticas del diseño. ¿Puede usted decir esto para sus ingenieros y programadores?

3. Usted necesita a un escritor en sitio. ¿Por qué? Éste es 2005. La mayoría de los escritores de tecnología independientes tienen conexiones a internet, máquinas de fax, y teléfonos celulares de alta velocidad. He trabajado con los clientes que nunca incluso me he encontrado o quién he resuelto apenas unas par de veces para las reuniones de la revisión de la documentación. Es bueno para el escritor y es bueno para usted cuando usted no tiene un cuerpo adicional el tomar de su espacio valioso. He desarrollado algunas de mis mejores relaciones profesionales del Cyberspace.

4. Solamente usted entiende sus necesidades de usuarios mejor. Sí, usted hace. Usted sabe lo que quieren y lo que necesitan; ése es porqué su negocio es tan acertado. Considere las preguntas siguientes:

• ¿Su documentación necesita ser engranada al usuario del newbie o al techno-friki experimentado?
• ¿Usted sabe analizar a su audiencia y escribir a esa audiencia?
• ¿Usted entiende el estilo de aprendizaje básico de su audiencia?
• ¿Los gráficos trabajarán mejor que palabras para transportar su mensaje?
¿Un CD o una ayuda en línea HTML-basada trabajará mejor que la documentación?
• ¿Cómo usted entregará y distribuirá el producto final de la documentación?

5. Usted sabe ya utilizar MS Word. Eso es grande y es importante.

• ¿Es usted thorougly cómodo con las características avanzadas de la palabra?
• ¿Usted soña en macros?
• ¿Es usted familiar con la herramienta preferida de FrameMaker (un altamente O.N.U-usuario-amistoso pero de gran alcance de los escritores de tecnología que maneja los documentos grandes, complejos que hacen que MS Word tiemblan y el desplome)?
• ¿Usted ha diseñado nunca ayuda en línea usando RoboHelp?
• ¿Cómo están su Photoshop, el ilustrador, taller de pintura favorable, el Quark, Visio, InDesign, y las habilidades básicas de la codificación del HTML?
• ¿Es usted consciente de las últimas tendencias del estilo de la escritura y de la gramática así que el mensaje de su compañía estará constante y gramatical correcto?

6. Usted puede continuar con las actualizaciones del documento.

• ¿Cuál es su plan para el control de versión de la documentación?
• ¿Quién escribirá las actualizaciones?
• ¿Cómo usted asegurará a sus usuarios tener la versión última y más grande?

Hay una tendencia hacia la documentación técnica de la sola compra de componentes actualmente. Puesta simplemente, esto significa una fuente para todas sus necesidades de la documentación. Esta sola fuente puede contener el material para sus manuales de la impresión, ayuda en línea, y materiales de entrenamiento todos en un lugar. En sola compra de componentes, un escritor marca el material con etiqueta específico para un uso específico. Cuando usted entrega la documentación, usted señala simplemente el tipo de documentación que usted quiere (e.g., impresión, ayuda en línea, guía de usuario, material de entrenamiento, información de referencia técnica) crear y el software hace el resto. El punto es, todo está en un lugar, haciendo el control de la versión y de fuente simple. La determinación de un solo sistema de la compra de componentes ahora le ahorrará los dolores de cabeza del tiempo y del futuro más adelante. Un buen escritor técnico es familiar con las tendencias de la industria para la sola compra de componentes y puede poder ayudarle a fijar un solo sistema originario dentro de su organización.

Si usted es escéptico sobre contratar a un escritor técnico, considere esto. Las buenas capacidades de comunicación escrita estarán siempre en demanda en el mundo del negocio. Sin embargo, en mundo complejo de hoy del negocio, apenas el ser buen escritor no es bastante. Un buen escritor técnico necesita comprensión técnica, un conocimiento sano de docenas de programas informáticos, y habilidades impecables de la investigación y de la escritura.

¿Usted contrataría a un contable para desarrollar software? ¿Usted quisiera que un ingeniero contestara a los teléfonos? ¿Usted esperaría que un copywriter hiciera sus impuestos? Probablemente no. Así pues, dé su negocio y sus productos maravillosos la atención profesional que merecen y considere a un escritor técnico para su proyecto siguiente de la documentación.

Copyright a Ana 2005 Zuccardy. Todos los derechos reservados.

Ana Zuccardy es escritor técnico y de la copia independiente con 17 años de experiencia de la industria en la comercialización y la comunicación técnica. Ella consulta actualmente con IBM en la ensambladura de Essex, Vermont donde ella escribe los manuales del usuario del software, las guías de entrenamiento, y las notas de lanzamiento. Ana es también el dueño de Vermont Shortbread Company. Ella puede ser alcanzada en Wordbrains.com.